職場甘苦談

《Fast Company》撰稿人Art Markman自述，他曾有段時間極為抗拒將待辦事項列成一份清單。他希望自己的生活保有一定的彈性，而待辦清單上的每項未完成任務都將會成為生活中的約束。但他漸漸開始接受，尤其是在忙得焦頭爛額之時，待辦清單能讓他了解每件任務的輕重緩急，也能幫助他作好時間規畫。

他還說：「我甚至將待辦事項加進行事曆當中，這使我成為一位徹徹底底的計劃者。」因此他提出了「列出待辦事項清單」的三個心理學上的益處，無論最後執行者是否有完成清單上的每項任務。

1.「記下來」使你更容易記住該做的事

將代辦事項列入清單，就像是在上課聽講時作筆記，或是讀書時做重點統整一般。當你接受外界資訊後，你的行為會讓大腦決定哪些資訊需要被留下，而「做筆記」正是讓你在腦中首先過濾並統整外界資訊，最後再提筆記錄下來。許多研究證實，這能幫助我們對於外界資訊去蕪存菁，即使你並未再回頭檢視這份清單，也能使你比起單向接受資訊更容易記住任務內容。

2.「規劃」會使抽象目標轉化成實際行為

你是否也在心中設定好長達幾周或幾個月的長期目標，但因為過於抽象、大方向，而難以轉化成實際行動並按部就班的執行呢？

假設你想寫一本書，你首先需要對想撰寫的內容做深入研究，然後提筆寫下草稿並不斷做修正。這種長遠目標需要花費大量時間投入，因此將完成目標時需要採取的每個步驟切割成一個個子目標，並列入待辦事項清單中，對於達成任務極有助益！因為在規劃之時，你會更深入考慮每個待完成的步驟需要付出多少時間與心力，這是在你當初制定抽象目標時所從未想過的。即使最後實際執行面與你當初所做的計劃有所差異，但列出待辦事項仍能幫助我們完善規劃。

3.去蕪存菁

為什麼當你在清單上列下待辦事項後，最後卻無法完成呢？工作環境是否太容易讓你分心？不可預期的交辦事項讓你無法靈活運用時間？突如其來的會議讓你忙得連休息時間都沒有？

這時候，若你能預先規劃未來幾周需要完成的任務，並且將這些任務加進你尚未被填滿的行事曆當中，你將能更明確掌握自己的時間，並能更不慌不忙地面對各種無法預期的事情，能即時做出反應並且規劃未來。請將你自認對於長期目標有所助益的重要任務先加入行事曆吧！

雖然你也可能發現，行事曆已被其他瑣碎事項填滿了，這讓你根本沒有時間完成較重要的長遠目標，但這代表你有機會能夠做些改變並重新掌握你的時間。若你的行程表都被上司突如其來的交辦事項給佔據，你可以嘗試著與上司溝通或是請同事幫忙。

請提起筆列下待辦事項吧！即使你最終無法完成清單上的所有事項，你也將能更妥善安排自己的工作時間與未來目標。