職場甘苦談

但上天對每一個人都只賦予一天24個小時。也因此，為了達成更關心客戶、自我進修，或是花更多時間在陪伴以及照顧家人的目標，如何減少時間上的浪費以及增加生產力，就變得相當的重要。 FE International共同創辦人Thomas Smale在《Entrepreneur》雜誌網站上提出四項減少時間浪費以及增加生產力的方式，讓業務員能在有限時間下，不但能取得夠更好的業績，也能多一點時間和家人相處：

1.使用Facebook興趣清單

使用興趣清單，有助於業務更有效率地使用社群媒體，不但保持和客戶緊密的聯繫，也能夠花更短的時間自我進修。

對於業務來說，若能夠多了解客戶的近況，有助於和客戶保持緊密的聯繫，也因此使用社群媒體是有必要的。但大家會抱怨在社群媒體上花太多時間的問題，在於常常在使用社群媒體的時候，花太多時間在觀察不熟的人或是沒有意義的資訊。

也因此，必須改變使用社群媒體的使用方式。以Facebook為例，透過建立興趣清單的方式，把不同人或是粉絲專頁的動態分開，讓使用Facebook的時候，可以更有效率。像是建立一個興趣清單是「客戶」，可以把所有客戶的資訊都彙整在上面，這樣可以更容易的了解客戶的近況。

興趣清單同時可以被使用在學習上，透過建立「學習」或是「自我進修」等興趣清單，把自己覺得有興趣的人物或是粉絲專頁加至興趣清單中，在想要閱讀一些知識性文章時，可以避免花額外的時間在看朋友的動態上，對於學習會更有效率。

2.每周保持一天空閑

每多花一點時間在客戶身上，成交的機率就多一分。也因此，業務幾乎花所有的工作時間在客戶身上，甚至連假日也都花心思在要怎麼關心客戶。

但，這可能並不是最有效率的方式。因為花太多時間在客戶身上，會沒有時間陪伴家人，或是好好休息充電讓自己狀態更好，這樣不但造成家庭生活的匱乏，也因為沒有時間讓自己變得更好，所以沒有辦法提供客戶更專業的服務。

試著每個星期空出一天給自己，也給家人。雖然看似喪失了和客戶接觸的時間，但保有正常的家庭生活以及持續自我進修，能夠讓業務在面對客戶時，可以得到更好的成果。

3.睡前規划出明天的工作清單與行程

在每天睡前，花10-15分鐘整理待辦清單並規劃明天行程，有助於業務更妥善地分配時間，並減少因為時間分配不當而產生的錯誤發生。

對於業務而言，每天都有相當多的待辦事項等著被完成，但卻很少有人事前規劃待辦事項的完成順序，以及隔天的時間安排，也因此常常發生因為花太多時間在完成瑣碎的任務，卻沒有時間完成更重要的事情上面。

透過事前規划行程，計算每個工作所需花費的時間，並排定完成工作的優先順序，可以用更有效率的方式完成每天的任務。

4.運用兩分鐘法則

知名作家以及時間管理顧問David Allen所提出的兩分鐘法則：「當完成一樣工作所需花費的時間小於兩分鐘時，就不要拖延馬上完成它。」對於業務來說，能夠大幅減少時間上的消耗，以及提升工作效率。

舉例來說，在知道客戶今天生日的時候，業務可能會為了能夠獻上最棒的祝福，所以把「和客戶說生日快樂」記在待辦事項上。但一忙起來就忘記這件事了，等到過了很多天以後才發現，而那已經來不及了，已經喪失透過向客戶獻上祝福，拉近彼此距離的機會。

回訊息也是一件常常被拖延的事。面對客戶的訊息時，業務常常會希望等到能夠妥善解決的時候再回覆客戶，但客戶需要的很多時候的是即時性的回應，即使只是回「現在有點不方便，但我會儘快處理」這樣也能讓客戶知道他的問題會得到處理。

在面對短時間就能完成的工作，不要拖延馬上去做，可以避免之後忘記而需花更多時間彌補的狀況發生。