職場甘苦談

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編輯/陳佩祺

總是覺得要做的事情太多，但時間實在太少嗎?每天，我們都有一定的事情要完成，有些人會寫在便條紙上提醒自己，有些人習慣記在筆記本，而有些人會下載記事的app直接記錄在手機里。

如果你對原本使用的記事方法不滿意，以下是幾個協助記事的小訣竅。

1.將事情分類

Robert Pozen，MIT管理學講師和作者分享了自己的作法，他將事情分成3類，第一類是當天所有要打的電話、要參加的會議跟活動，第二類是在這些事情里，他希望達成的目標，第三類則是其他瑣碎但還是需要完成的事項。第一類比較偏向公事，所以他會趁公事空檔去做第三類的瑣事。

2.將性質相似的事情擺在一起

做每件事情需要的專註力跟思考方式都不一樣，當你已經開啟某個模式，比如說已經進入高度專註的狀態，就把當天需要高度專註力的事情一併完成吧。以作者本身來說，因為寫文章跟回郵件需要的專註度很不一樣，所以她會在早上最清醒的時候寫文章，把回覆電子郵件擺到下午精神狀況相對比較差的時候。

3.問自己事情的輕重緩急

我們需要先弄清楚每件事的重要程度，可以問自己這件事有多重要?會需要多久時間完成?若不馬上完成事情會不會變的更糟?將所有事情的輕重緩急分清楚，也就知道要先做什麼了。甚至，你還可以繼續問自己，這件事只有我能完成嗎?有沒有辦法讓機器(比如電腦)去做這件事?又或許我可以花10分鐘教別人怎麼做原本需要1小時才能完成的事情，這樣就多50分鐘可以運用了。

4.把大任務切割

有時我們會覺得事情做不完是因為有些事本來就不需要一次性完成，比如說一份20頁的企畫書，我們可以將它切成幾等分，分配到每天的待做事項，這樣才不會在這個項目上花太多時間，壓縮到其他事情的進度。

5.將待做事項公開

這聽起來可能有點怪，但若你沒有同事或主管盯著你把交代事項做完，你可能就會拖延、沒效率，所以你可以找個朋友，你們互相交換彼此的待做事項，互相提醒對方什麼事該完成了，比起自己埋頭苦幹來的有效率喔。

6.規劃你的一天，而不是只是將時間切割

基本上，就是往大方向思考，以一天為單位去規劃，而不是執著於幾點幾分我該做什麼。也可以將事情分成幾大類，慢慢地你會發現自己特別喜歡做的類別，在規劃的時候就可以多放一些到待做事項中，你就可以完成更多事情。

7.留緩衝時間給一些額外的事件

你永遠不知道你在處理一件事情時，會不會在過程中又冒出另一件事，所以排時間的時候，預留30分鐘的緩衝時間，可以讓你從容應付突發事件或突然飛來的靈感。

8.寫一份已完成的事項清單

有時因為忙著處理一些突髮狀況，導致我們可能只完成一半的待辦事項，這時你可能會沮喪。但換種角度想，你不是少做了什麼，而是多做了其他原本不在規劃中的事情，所以寫一份今天完成的事項清單吧，會讓你比較有成就感的。

9.寫一份你想要做的事情

為了增添樂趣，讓自己更有動力，你可以適當的在該完成的事項中加入一兩樣你自己的興趣。當然這只是讓你稍微休息一下，自己還是要控制時間，不要讓一時的放鬆拖延整個進度。